Nu există nicio îndoială că fiecare pandemie produce pagube organizațiilor din întreaga lume – nu numai că apar probleme legate de scăderea (sau, în unele cazuri, creșterea) cererii de produse sau servicii, dar apar și probleme privind modul prin care o companie poate să livreze respectivele produse și servicii. Aceasta trebuie să se adapteze rapid la schimbări și să găsească modalități noi prin care să-și continue eficient activitatea.
Provocări cu care se confruntă mediul de afaceri în cazul unei pandemii
Trebuie lămurit, în primul rând, ce este o pandemie! Potrivit dicționarului Merriam-Webster, aceasta este definită drept „un focar al unei boli care apare pe o arie geografică largă și afectează o proporție deosebit de mare a populației.” Din punctul de vedere al operațiunilor de afaceri, pentru majoritatea companiilor acest lucru înseamnă:
- clienții sau angajații nu au contact cu respectivele companii;
- clienții sau angajații au contact cu acestea, dar se tem pentru propria sănătate deoarece sunt mai vulnerabili în fața pandemiei.
În ceea ce privește prima problemă, companiile încep să reacționeze, luând măsuri în funcție de necesități. Angajatorii pot:
– acoperi lipsa contactului fizic cu clienții ori cu angajații prin utilizarea mijloacelor electronice de comunicare;
– oferi posibilitatea angajaților de a folosi locuri alternative pentru a lucra, precum adresa de domiciliu sau alte locații convenite împreună;
– folosi canale alternative pentru livrarea produselor lor, prin servicii de logistică externalizate.
Totuși, făcând aceste schimbări, mediul de afaceri ajunge să se confrunte cu mai multe provocări. Prin schimbarea drastică a modului de funcționare a activității lor, continuitatea operațiunilor este pusă în pericol. Prin accesarea datelor de pe dispozitivele personale ale angajaților și prin procesarea datelor prin diverși furnizori de servicii Cloud și parteneri logistici, securitatea informațiilor este, de asemenea, pusă în pericol. În sfârșit, acest nou mod de a face afaceri necesită diferite tipuri de abilități atât din partea angajaților, cât și a partenerilor din lanțul de furnizare, astfel calitatea livrării produselor și serviciilor fiind pusă în pericol.
Aducând în discuție cea de-a doua problemă, legată de sănătatea și siguranța angajaților sau a clienților în cazul în care companiile vor continua să interacționeze cu publicul, angajatorii vor avea nevoie de echipamente de protecție pentru personalul lor și vor introduce reguli de distanțare socială. Cu toate acestea, provocările cu care se vor confrunta companiile în astfel de situații vor fi legate de modul în care vor fi implementate soluțiile și modul în care acestea vor satisface cerințele clienților și pe cele ale partenerilor.
Există însă o veste bună: standardele pot ajuta mediul de afaceri să facă față acestor provocări.
Abordarea continuității activității (afacerii)
SR EN ISO 22301:2020 este standardul care vă ajută să elaborați un sistem de management al continuității activității. Acesta definește modul în care trebuie să evaluați riscurile ce ar putea perturba operațiunile și lanțul de aprovizionare, să analizați cât de rapid trebuie să vă recuperați pentru a evita daunele semnificative și să stabiliți ce fel de resurse sunt necesare pentru recuperare. Pe baza acestor informații, trebuie să căutați soluții optime care să vă permită recuperarea și elaborarea unui plan de continuitate al afacerilor în cazul unei pandemii.
Așadar, pentru a continua cu succes și fără întreruperi operațiunile zilnice, ar trebui să analizați de cât personal aveți nevoie, câte echipamente, date, materii prime etc. sunt necesare și în cât timp aveți nevoie de toate acestea, ar trebui să definiți modul în care le obțineți și, nu în ultimul rând, ar trebui să descrieți pașii prin care vă veți continua afacerea utilizând aceste resurse. În acest scop, trebuie să efectuați evaluarea riscurilor și analiza impactului asupra afacerii, să dezvoltați strategia de continuitate a afacerii și să redactați planul de pandemie pentru afacerea dvs.
Abordarea securității comunicațiilor și a datelor
SR EN ISO/IEC 27001:2018 este standardul care vă ajută să elaborați un sistem de management al securității informației. Acesta definește, în primă fază, faptul că trebuie să aflați care sunt incidentele potențiale, iar mai apoi, ce tipuri de garanții trebuie să implementați pentru a preveni încălcarea datelor.
Așadar, pentru angajații care lucrează de acasă, trebuie să analizați ce tipuri de incidente pot avea loc: ce se întâmplă cu datele stocate pe computerele lor și cum/în ce fel pot fi acestea comunicate pe Internet. Doar după ce cunoașteți aceste situații și urmările lor puteți decide dacă angajații dvs. vor fi obligați să utilizeze VPN, parole complexe, să cripteze date, să utilizeze doar servicii Cloud aprobate în prealabil, să facă copii de rezervă în mod regulat etc. În cele din urmă, ar trebui să documentați regulile prin politici și proceduri, precum politicile de securitate IT.
Abordarea calității produselor și serviciilor
SR EN ISO 9001:2015 este standardul care vă ajută să dezvolți un sistem de management al calității. Acesta definește, printre altele, modul în care trebuie să vă instruiți personalul pentru activitatea pe care o îndeplinește și cum să vă selectați furnizorii și partenerii.
În acest caz, ar trebui să analizați ce tipuri de abilități sunt necesare pentru a vă opera afacerea pe parcursul unor situații neprevăzute și să începeți sistematic să vă pregătiți personalul. Astfel, trebuie să stabiliți: noi canale de comunicare pe care să le utilizați cu clienții sau cu colegii dvs., reguli pentru activitatea realizată la distanță, în așa fel încât aceasta să fie îndeplinită într-un mod eficient și sigur, dar și reguli privind modul de lucru la fața locului, respectând distanțarea socială etc.
Pentru furnizori și parteneri, trebuie să elaborați criterii clare pentru a îi putea selecta doar pe cei care nu vă vor pune în pericol lanțul de aprovizionare. De exemplu, selectați doar acei furnizori și parteneri care au reguli stricte pentru sănătate și siguranță, care au instruit personalul în distanțarea socială, care au dezvoltat canale de comunicare online etc.
Abordarea sănătății și securității
SR ISO 45001:2018 este un standard care vă ajută să creați un sistem de management al sănătății și securității în muncă. Acesta definește modul în care puteți asigura locuri de muncă sigure și sănătoase prin prevenirea traumatismelor și îmbolnăvirilor determinate de muncă, precum și prin îmbunătățirea proactivă a performanței referitoare la sănătatea și securitatea în muncă.
Unul dintre cele mai importante aspecte ale cerințelor SR ISO 45001 care vă poate sprijini în protejarea personalului în cazul unei pandemii este reprezentat de identificarea pericolelor și a riscurilor asociate, astfel încât acestea să poată fi controlate pentru a îmbunătăți sănătatea și siguranța. Identificarea pericolelor se realizează cel mai bine folosind cunoștințele forței de muncă pentru a găsi cele mai bune soluții. Implicarea personalului în această activitate și în rezolvarea problemelor alături de dvs. va spori gradul de încredere printre angajați, iar soluțiile implementate îi vor face pe aceștia să se simtă în siguranță la locul de muncă. Această încredere se va reflecta, mai apoi, și în relația cu clienții companiei, care vor depăși teama de a intra în contact cu angajații pentru că vor fi asigurați că sunt puse în practică toate regulile de protecție a sănătății atât pentru angajați, cât și pentru clienți.
Pentru a lua măsuri împreună cu personalul
dvs., puteți începe cu o sesiune de brainstorming. Un exemplu ar fi găsirea de
cât mai multe răspunsuri și soluții la întrebarea: „Care sunt pericolele cu
care ne confruntăm în fiecare proces și unde putem reduce aceste
pericole pe durata întregii perioade de criză?”
În timpul unei pandemii, acest lucru vă poate ajuta să identificați și să
implementați rapid modificările pe care trebuie să le faceți pentru a rămâne în
siguranță la locul de muncă, precum: distanțarea socială, introducerea unor
măsuri suplimentare de dezinfectare și curățare, utilizarea cât mai redusă și
chiar eliminarea documentelor tip hârtie și a plățile în numerar, cu scopul de
a evita contactul direct dintre persoane, și pregătirea și instruirea înlocuitorilor
pentru a putea îndeplini noi roluri sau noi locuri de muncă, în cazul în care
vreun angajat va fi afectat de pandemie și nu își va mai putea continua
activitatea la locul de muncă.
Când oamenii se simt în siguranță, vor funcționa mai bine – în unele cazuri, productivitatea va fi chiar mai mare decât la locul de muncă; această abordare pozitivă va fi resimțită și de clienți, care vor începe să prefere o astfel de companie în fața concurenței.
Standardele vă oferă ”know-how-ul” de care aveți nevoie
Având în vedere că o pandemie nu este ceva programat, de multe ori regulile pentru astfel de evenimente sunt create „în mers”. Cu toate acestea, SR EN ISO 22301, SR EN ISO/IEC 27001, SR EN ISO 9001 și SR ISO 45001 conțin linii directoare pregătite care pot fi aplicate eficient chiar și în situații și circumstanțe imprevizibile.
La urma urmei, peste 3 milioane de companii din întreaga lume au implementat deja unele dintre standardele de management ISO și, dintre acestea, aproximativ 1,5 milioane au obținut certificarea.
Standardele sunt cele mai utilizate instrumente care ajută companiile să se organizeze mai bine – și sunt un suport real în depășirea unei crize ce a apărut din cauza unei pandemii.
Pachetul de standarde pe care orice companie trebuie să îl dețină îl găsiți în magazinul online asro cu o reducere de 10 % – Pachet standarde situații de criză
